Politique de confidentialité
La protection de la vie privée et des Données personnelles est une préoccupation majeure de Pep’it Now (ci-après « nous »). Nous nous engageons par conséquent à traiter les Données personnelles que nous traitons dans la plus grande transparence et conformément à la réglementation française et européenne applicable en la matière (ci-après la « Réglementation Applicable ») et en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD ») et la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée par la loi du 20 juin 2018 (ci-après la « Loi de 1978 »).Tous les mots commençant par une majuscule dans la présente Politique de protection des Données Personnelles (ci-après la « Politique ») et qui n’y sont pas spécifiquement définis sont réputés avoir le même sens que celui à l’article 4 du RGPD.
La présente Politique s’applique aux traitements de Données personnelles réalisés par Pep’it Now en tant que Responsable du Traitement lorsque vous utilisez et naviguez sur le site internet www.pepitnow.fr (ci-après le « Site ») ;
La Politique vise à vous indiquer quelles informations nous traitons, pour quelles raisons, comment nous les traitons, qui y a accès et de comprendre comment exercer vos droits et protéger votre vie privée. La Politique détaille également les cookies que nous utilisons.
Par ailleurs, la Politique aborde, à titre d’information uniquement, les Traitements de Données personnelles réalisés par Pep’it Now lorsque vous bénéficiez d’une séance de coaching commandée par votre entreprise (ci-après « Utilisateur entreprise »). Dans ce cas, le Traitement de vos Données personnelles est réalisé par Pep’it Now en tant que Sous-traitant pour le compte de votre entreprise qui agit en tant que Responsable du Traitement. Par conséquent, nous vous recommandons de contacter votre entreprise pour en savoir plus sur les modalités du Traitement de vos Données personnelles et sur vos droits.
La Politique complète les Conditions Générales d’Utilisation de Pep’it Now .
POURQUOI NOUS TRAITONS VOS DONNÉES PERSONNELLES ET SUR QUELS FONDEMENTS ?
Nous traitons vos Données personnelles pour plusieurs finalités, chacune d’entre elle étant fondée sur une base légale spécifique :
| Finalités | Bases légales |
|---|---|
| La gestion de la réservation de nos services de coaching (envoi de la confirmation, transmission des informations de contact nécessaires au coach…) | Exécution du contrat qui nous lie |
| Le suivi de vos séances de coaching | Exécution du contrat qui nous lie |
| La gestion de votre compte sur l’espace de réservation | Exécution du contrat qui nous lie |
| La réponse à vos éventuelles questions et demandes adressées par mail et ou via le Site | Notre intérêt légitime de répondre aux messages qui nous sont adressés |
| La gestion, la sécurisation et l’amélioration du Site et de nos systèmes d’information | Notre intérêt légitime de faire fonctionner et de sécuriser le Site et nos systèmes d’information ainsi que l’obligation légale de conserver les données de connexion (LCEN) |
| La gestion de la relation commerciale et contractuelle entre vous et nous | Exécution du contrat qui nous lie |
| Le respect de nos obligations fiscales et comptables | Le respect des obligations légales auxquelles nous sommes tenus |
| L’envoi d’une lettre d’information et d’invitations à des évènements | Notre intérêt légitime de vous tenir au courant de notre activité |
| Nos activités de prospection commerciale auprès de nos clients et prospects | Notre intérêt légitime de développer nos activités |
| La gestion de vos éventuelles demandes d’exercice de droits | Le respect de l’obligation légale de garantir vos droits conformément au Chapitre III du RGPD |
| Défense de nos droits en justice | Notre intérêt légitime de défendre nos droits devant la justice |
| La réalisation de calculs statistiques de fréquentation et d’affluence anonymisés sur le Site | Notre intérêt légitime d’évaluer l’audience du Site et des lettres d’information que vous vous adressons |
Quelles sont les Données personnelles que nous traitons ?
Pep’it Now ne traite que vos Données personnelles strictement nécessaires à la poursuite des finalités listées à l’article 1.
Les Données à caractère personnel collectées sur l’espace de réservation de Pep’it Now pour la gestion de la réservation de nos services de coaching sont les suivantes :
- Votre nom et prénom ;
- Votre numéro de téléphone ;
- Votre adresse de messagerie électronique ;
- Le thème du coaching. Cette donnée est collectée de manière facultative et permet au coach d’être informé du sujet général du coaching en amont de la séance ;
- Votre matricule, uniquement lorsque vous êtes un Utilisateur entreprise et que votre entreprise le demande.
Au cours des sessions de coaching, les coachs peuvent être amenés, pour des raisons pédagogiques, à prendre des notes numériques ou manuscrites. En revanche, nous engageons à ne pas enregistrer les sessions de coaching, qu’elles soient réalisées par visioconférence ou par téléphone.
Par ailleurs, lorsque vous naviguez sur le Site, nous collectons également des données analytiques liées à la navigation sur le Site (date, heure, adresse IP, page consultée).
Combien de temps nous conservons vos Données personnelles ?
Pep’it Now ne conserve vos Données personnelles que pour la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées :
| Données nécessaires à : | Durée de conservation : |
|---|---|
| La gestion de la réservation de nos services de coaching | Un (1) an à compter de la collecte |
| Le suivi de vos séances de coaching | Un (1) an à compter de la collecte Les éventuelles notes numériques ou manuscrites sont détruites au terme de la mission de coaching |
| La gestion de votre compte sur l’espace de réservation | Jusqu’à votre désinscription |
| La réponse à vos éventuelles questions et demandes adressées par mail et ou via le Site | Un (1) an à compter de la collecte |
| La gestion, la sécurisation et l’amélioration du Site et de nos systèmes d’information | Un (1) an à compter de la collecte |
| La gestion de la relation commerciale et contractuelle entre vous et nous | Cinq (5) ans à compter de la fin de la relation contractuelle |
| Le respect de nos obligations fiscales et comptables | Dix (10) ans à compter de la clôture de l’exercice comptable |
| L’envoi d’une lettre d’information et d’invitations à des évènements | Jusqu’au désabonnement de la liste de diffusion |
| Nos activités de prospection commerciale | Trois (3) ans à compter du dernier contact avec vous |
| La gestion de vos éventuelles demandes d’exercice de droits | Un (1) an à compter de la réponse à votre demande |
| Défense de nos droits en justice | Délai de prescription/forclusion applicable |
| La réalisation de calculs statistiques de fréquentation et d’affluence anonymisés sur le Site | Ces données sont anonymisées de manière irréversible et ne constituent plus des Données personnelles |
Au terme de ces durées de conservation, Pep’it Now procèdera à la suppression définitive ou l’anonymisation irréversible de vos Données personnelles.
Qui a accès à vos Données personnelles ?
L’accès à vos Données personnelles est strictement limité aux collaborateurs de Pep’it Now ayant un « besoin d’en connaître » dans le cadre de leurs fonctions.
Par ailleurs, nous sommes amenés à sous-traiter le traitement de vos Données personnelles aux prestataires suivants :
- Certains des coachs sont des prestataires externes agissant pour notre compte en tant que Sous-traitant ;
- Vos Données personnelles sont hébergées par OVH en France.
Pep’it Now encadre contractuellement les Traitements qu’elle sous-traite à ses prestataires en s’assurant que le Traitement de vos Données personnelles est exclusivement réalisé dans le respect aux instructions de Pep’it Now et que la sécurité de vos Données personnelles est assurée conformément à la Réglementation applicable.
Nous ne commercialisons pas et ne transférons pas vos Données Personnelles hors de l’Espace Économique Européen.
Par ailleurs, lorsque vous êtes un Utilisateur entreprise, nous sommes amenés à transmette, en tant que Sous-traitant, certaines de vos Données personnelles (informations de contact, nom et nombre de séances suivies) à votre entreprise (Responsable du Traitement) et uniquement à sa demande.
Comment nous protégeons vos Données personnelles ?
Nous mettons en œuvre les mesures techniques, logiques et organisationnelles appropriées et conformes à l’état de l’art pour protéger vos Données Personnelles afin de limiter tout risque d’accès, de modification, de divulgation ou de destruction non autorisés des Données personnelles sous notre responsabilité.
Le Site dispose notamment d’un certificat SSL afin de garantir que les informations et le transfert des données transitant par le site sont sécurisés. Un certificat SSL (« Secure Socket Layer » Certificate) a pour but de sécuriser les données échangées sur le Site.
Dans le cas où l’intégrité, la confidentialité ou la sécurité de vos Données personnelles était compromise, nous nous engageons à vous informer par tout moyen.
Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Nous mettons tout en œuvre pour faire preuve de transparence et vous permettre de contrôler et de gérer les Données Personnelles vous concernant. Vous pouvez à tout moment, dans les conditions prévues par la Réglementation applicable, exercer les droits suivants :
- Droit d’accès : vous pouvez demander d’accéder aux Données personnelles que Pep’it Now détient sur vous. Dans le cas où nous ne pourrions pas donner suite à votre demande (par exemple, si vos informations ont été détruites, supprimées ou anonymisées), nous vous informerons des raisons qui justifient ce refus.
- Droit de rectification : Pep’it Now met en place les mesures nécessaires pour assurer que vos Données personnelles sont exactes, à jour et complètes. Si vous pensez qu’une Donnée personnelle vous concernant et détenue par Pep’it Now est dépassée ou incomplète, vous avez la possibilité de demander sa révision ou sa correction.
- Droit à l’effacement : vous pouvez demander la suppression de vos Données personnelles que nous n’avons plus de raison légitime de conserver.
- Droit d’opposition au Traitement : vous avez le droit de vous opposer à un Traitement de vos Données personnelles se fondant sur un intérêt légitime de Pep’it Now, sauf à ce que nous puissions démontrer un motif légitime et impérieux pour poursuivre le Traitement.
- Droit de limitation du Traitement : vous avez le droit d’obtenir la limitation du Traitement de vos Données dans certains cas prévus par les législations applicables en matière de protection des données.
- Droit à la portabilité : vous avez le droit de recevoir les Données personnelles qui vous concernent et que vous avez communiquées à Pep’it Now dans un format structuré, d’usage commun et lisible par une machine lorsque le Traitement est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution du contrat qui nous lie.
- Droit à la mort numérique : vous avez le droit de définir des directives relatives au sort de vos Données personnelles après votre décès dans les conditions prévues par la Loi de 1978.
Pour exercer vos droits où nous adresser vos questions relatives au Traitement de vos Données personnelles que nous réalisons, vous pouvez nous contacter directement par courriel à contact@pepitnow.fr. Nous nous engageons à vous répondre dans un délai maximum de 30 (trente) jours. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux (2) mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.
Nous apportons une grande attention aux Données personnelles qui nous sont confiées. Néanmoins, si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
Conditions de modification de la Politique
Nous nous réservons le droit de la modifier la présente Politique à tout moment afin de garantir sa conformité avec la Réglementation applicable.
Par conséquent, nous vous invitons à venir consulter régulièrement la Politique afin de vous tenir informé des derniers changements qui lui seront apportés.
Date de la dernière modification de la Politique : 27 Juillet 2023